共享办公数字化解决方案-浙江汇动信息技术有限公司

共享办公数字化解决方案

2024-04-12 13:34

在快节奏的商业环境中，共享办公作为一种新兴的工作模式，正迅速获得企业和个人的青睐。
共享工位模式尤其契合小型和微型企业的需求，也为自由职业者、商务旅行者提供了理想的办公解决方案。
然而，随着共享办公空间的快速发展，需求和痛点也日益凸显，尤其是在运营效率、用户体验和成本控制方面存在显著矛盾。

需求痛点

运营效率低下

传统的共享办公空间管理多依赖于人工操作，从工位预定、签到打卡到会议室调度，繁琐的流程不仅消耗了大量的人力资源，也影响了运营效率。人工管理难以实现精准匹配，导致资源浪费和用户需求未得到充分满足。

用户体验不一致

共享办公空间的用户期待灵活、便捷的工作环境，但现实中，预订系统不完善、空间使用规则不明确等问题，常常导致用户体验的不一致性。

成本控制困难

随着共享办公空间的扩张，如何有效控制运营成本，提高空间使用率，成为运营方面临的一大挑战。为了降低运营成本，一些共享办公空间可能会牺牲服务质量，如减少清洁和维护频率，这反过来又会影响用户体验和品牌声誉。

汇动信息针对共享办公领域的需求和痛点，推出了一套智能化的共享办公数字化解决方案。用户可以通过小程序实时查询工位状态并进行高效预订，而工位预定信息屏和会议信息发布屏则确保了信息的及时透明展示，同时结合二维码扫码器和扫码结算设备，实现了智能化的签到和支付流程，从而打造出高度自动化、人性化的共享办公空间。

方案功能

1.工位预定与会员服务
用户可通过小程序轻松查询各个办公空间及其工位实时状态，自主选择符合需求的空闲工位进行预定，整个过程清晰流畅，只需一键操作即可完成支付确认。会员系统不仅提供丰富的会员等级定制选项，还赋予用户更多专享福利与便捷权限。
2.智能化签到与支付
当用户成功预定工位后，系统将自动生成动态二维码作为入场凭证。用户抵达现场后，通过门禁扫码即能自动完成签到手续。如未能按时签到，系统会在预留15分钟后释放工位，并遵循严格的计费规则。离场时，用户同样通过扫码完成支付，订单结束，实现全程无人值守自助服务。
3.空间使用与增值服务
共享办公空间内配备了云打印服务，无需安装驱动，方便快捷；共享会议室支持在线预定与动态二维码准入，大大简化了会议组织流程。
4.运营管理后台
后台管理系统集成了会员管理、工位管理、共享资源管理及优惠券管理等功能模块，便于管理人员对共享办公空间的各项资源进行精细化配置与监控，确保空间利用率最大化的同时，也利于维护良好的客户关系。

应用场景
共享工位的具体应用场景广泛且多元，涵盖了企业内部、社区、写字楼等多种环境：

（1）企业内部

开放式办公区：在企业总部或者分支机构中，通过设置共享工位区域，供常驻员工根据工作任务需求灵活预定，如销售团队在外出拜访客户期间，其工位可供其他同事临时使用，从而实现空间资源的高效利用。尤其是初创公司和小微企业由于人员较少、变动频繁且资金相对紧张，采用共享工位模式可有效降低租金成本，同时享受到专业的办公环境和配套服务。
培训室改造：非培训时段，企业可将培训室转变为共享工位区，供新入职员工或其他需要临时办公的员工预约使用，避免工位空置。

（2）社区

社区服务中心：社区可以设立共享办公区域，服务于在家办公的居民、本地小微企业和自由职业者，营造邻里互动、资源共享的良好氛围。
联合办公空间：在大型社区、产业园区内，建设专业化的联合办公空间，配备齐全的办公设施和舒适的环境，吸引周边企业和个人租户入驻，有效激活社区资源。

（3）写字楼

商务楼宇：高档写字楼内可设立共享办公区域，为入驻的小微企业、初创团队以及临时商务出差人员提供便捷、高效的办公场地，同时通过智能化的预约系统，确保工位的高效流转和空间利用率的提升。房地产、物业管理公司在自持物业中引入共享办公空间，既能提升资产价值，也能吸引各类企业入驻，实现物业增值与资源优化。
共享办公品牌连锁店：知名共享办公品牌可以在各大商圈、写字楼内设立网点，提供统一标准的共享工位服务，满足不同类型、不同规模的企业和个人用户对灵活办公空间的需求。

总之，共享工位模式几乎适用于所有具有流动办公需求、注重成本控制和资源利用效率的行业，特别对于那些注重创新、灵活和共享文化的组织来说，更是理想的办公解决方案。

案例分享

案例一：某共享办公品牌

在引进这套系统后的短短半年内，工位预定率提升了35%，大幅度减少了无效占用和资源浪费。通过智能预约系统的精确匹配，工位周转率提高了20%，直接带动了空间使用效率的整体跃升。与此同时，借助平台自动化管理体系，人力成本下降了约15%，真正意义上实现了运营管理的降本增效。该品牌还巧妙利用了会员积分系统和个性化营销策略，促使用户活跃度提高了40%，会员续费率上升至90%以上，进一步稳固了品牌的市场地位和用户口碑。

案例二：某创业示范基地

实施该方案一年来，园区内的共享办公区域实现了100%的线上工位预定，不仅方便了创业者们和自由职业者们随时随地查看和预订办公空间，还确保了空间资源的合理调度和充分利用。通过智能门禁系统和会议室管理系统，空间运营团队成功减少了30%的现场管理人力投入，运营成本得到有效控制。在此基础上，由于服务品质的提升和办公便利性的改善，入驻企业的满意度飙升至98%，空间平均使用率提高了25个百分点，由此带来的额外收入帮助园区创造了可观的经济效益和社会影响力。